Положення про розгляд звернень громадян, запитів і звернень народних депутатів України, адвокатських запитів, листів фізичних і юридичних осіб та особистий прийом у Дніпропетровському апеляційному адміністративному суді

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом голови

Дніпропетровського апеляційного

адміністративного суду

                                                                                від 27.12.2016 № 64

Положення

про розгляд звернень громадян, запитів і звернень народних депутатів України, адвокатських запитів, листів фізичних і юридичних осіб та особистий прийом у Дніпропетровському апеляційному адміністративному суді

1. Загальні положення

1.1. Це Положення встановлює особливості розгляду у Дніпропетровському апеляційному адміністративному суді звернень громадян (далі – звернення), запитів і звернень народних депутатів, адвокатських запитів, листів фізичних і юридичних осіб (далі – листи) та визначає засади ведення діловодства, оформлення, обліку, руху, здійснення перевірок і контролю за виконанням доручень за зверненнями, запитами, підготовки відповідей та опрацювання матеріалів до використання і збереження, регламентує особистий прийом керівництвом суду.

1.2. Положення розроблено відповідно до Конституції України, Кодексу адміністративного судочинства України, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про статус народного депутата України», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про звернення громадян», «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», «Про інформацію», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, та Інструкції з діловодства в адміністративних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 17.12.2013 № 174.

1.3. Звернення, адвокатські запити та листи до Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду можуть бути надіслані поштою, електронною поштою чи подані особисто або через уповноважених осіб, якщо їхні повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Скарга в інтересах неповнолітніх та недієздатних осіб подається їхніми законними представниками.

Електронна пошта надсилається виключно на офіційну електронну адресу, звернення, що надійшли не на офіційну електронну адресу, до розгляду не приймаються.

Звернення можуть бути подані на особистому прийомі громадян керівництвом суду.

1.4. У роботі зі зверненнями, адвокатськими запитами та листами Дніпропетровський апеляційний адміністративний суд в межах компетенції забезпечує їх кваліфікований, неупереджений, об’єктивний, повний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань.

1.5. Загальну організацію роботи зі зверненнями громадян покладено на відділ по роботі зі зверненнями громадян та надання інформації Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду.

2. Основні терміни, що вживаються в Положенні

Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності суду, суддів, голови суду, заступника голови суду, керівника апарату суду, апарату суду, а також думка щодо врегулювання і вдосконалення їхньої діяльності.

Заява (клопотання) – звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією і чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності суду, суддів.

Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав та захисту законних інтересів громадян.

Депутатський запит – вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України, дати офіційну відповідь з питань, віднесених до компетенції суду.

Депутатське звернення – викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата здійснити певні дії, дати офіційне роз’яснення чи викласти пропозицію з питань, віднесених до компетенції суду.

Лист – належним чином оформлений лист фізичної чи юридичної особи з метою реалізації їхніх прав, передбачених пунктом 1 частини третьої статті 49 Кодексу адміністративного судочинства України (щодо відомостей про дату, час і місце судового розгляду справи, судові рішення, які ухвалюються у справі та стосуються їхніх інтересів).

Адвокатський запит – письмове звернення адвоката до органу державної влади, органу місцевого самоврядування, їхніх посадових та службових осіб, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та підпорядкування, громадських об’єднань про надання інформації, копій документів, необхідних адвокату для надання правової допомоги клієнту.

3. Реєстрація та облік

3.1. Діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться окремо від інших видів діловодства.

3.2. Уся кореспонденцію (поштова) щодо звернень громадян приймається відділом документального забезпечення суду. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, відповідність їх адресування.

Кореспонденцію, яка надходить до суду електронною поштою та містить підпис особи, яка звертається, роздруковується на паперових носіях відповідальним працівником апарату суду та передається до відповідного структурного підрозділу, до компетенції якого належить розгляд порушеного питання.

Подальша реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду. Звернення, які надійшли в порядку Закону України «Про звернення громадян» реєструються окремо від іншої кореспонденції. Інші звернення реєструються в загальному порядку.

Передача документів до відділу по роботі зі зверненнями громадян та надання інформації здійснюється відділом документального забезпечення суду під підпис за реєстром.

Листи, які стосуються надання інформації про рух апеляційних скарг, передаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян та надання інформації.

Листи, які стосуються прискорення строків розгляду апеляційних скарг, надання інформації про дату, час і місце судового розгляду справи, з посиланням на статтю 49 Кодексу адміністративного судочинства України, інших процесуальних питань, пов’язаних з розглядом конкретної справи, що перебуває в провадженні суддів-доповідачів, передаються судді-доповідачу для долучення до матеріалів справи та відповідного реагування згідно з вимогами законодавства.

Під час реєстрації звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» видами: пропозиції, заяви, скарги, клопотання. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із цими зверненнями. Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають обов’язковій реєстрації.

3.3. Після отримання звернення відділ документального забезпечення суду здійснює систематизовану реєстрацію звернення шляхом введення таких елементів: прізвища, імені, по батькові заявника, дати надходження звернення, форми надходження звернення (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі, через уповноважену особу, через органи влади, через засоби масової інформації, від інших органів, установ чи організацій), ознак надходження звернення (первинне, повторне, дублетне, неодноразове, масове), виду надходження (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги), статі авторів звернення (чоловіча, жіноча), суб’єкта звернення (індивідуальне, колективне, анонімне), типу звернення (телеграма, лист, усне), категорії авторів звернення (учасник війни, дитина війни, інвалід Великої Вітчизняної війни, інвалід війни, учасник бойових дій, ветеран праці, інвалід I групи, інвалід II групи, інвалід III групи, дитина-інвалід, одинока мати, мати-героїня, багатодітна сім’я, особа, що потерпіла від Чорнобильської катастрофи, учасник ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, Герой України, Герой Радянського Союзу, Герой Соціалістичної Праці, дитина, інші категорії), соціального стану авторів звернень (пенсіонер, робітник, селянин, працівник бюджетної сфери, державний службовець, військовослужбовець, підприємець, безробітний, учень, студент, служитель релігійної організації, особа, що позбавлена волі, інші), дати, контролю, основних питань, які порушуються у зверненні (індексу цього питання), змісту і дати резолюції, прізвища виконавця, терміну виконання, дати надіслання, індексу і змісту документа, прийнятих рішень, дати зняття з контролю, номера справи за номенклатурою.

За результатами розгляду звернення відповідальним працівником можуть бути внесені такі результати: вирішено позитивно; відмовлено у задоволенні; дано роз’яснення; повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України «Про звернення громадян»; переслано за належністю відповідно до статті 7 Закону України «Про звернення громадян»; не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України «Про звернення громадян».

3.4. Працівник відділу документального забезпечення, якому передаються звернення, запити на інформацію, повинен зареєструвати їх у день надходження або не пізніше наступного дня у відповідній комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду» з внесенням необхідних реквізитів і не пізніше наступного дня передати голові суду, заступникам голови суду, керівникові апарату для накладення резолюції та визначення відповідального виконавця залежно від суті порушених питань.

3.5. Після реєстрації звернення громадянина вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, реєстраційний номер звернення, прізвище заявника, дату надходження звернення та строк його вирішення.

3.6. У разі надходження повторних, дублетних, неодноразових, колективних звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі робиться позначка.

3.7. Колективні звернення громадян реєструються з позначкою «Колективне» за прізвищем першого заявника, якому і надсилається відповідь.

4. Порядок розгляду звернень громадян, звернень і запитів народних депутатів, адвокатських запитів, листів

4.1. Порядок розгляду звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг)

У зверненні громадян вказуються прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або написане від руки, підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Електронне звернення повинно обов’язково містити електронний підпис.

Звернення, оформлене без дотримання вказаних вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями в термін не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у відділі документального забезпечення суду.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються і повторні звернення від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті скарги, які подано з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду, то таке звернення у п’ятиденний термін із дня його отримання надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом. Про це повідомляється суб’єкту подання звернення.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається автору звернення з відповідними роз’ясненнями.

Після опрацювання звернення разом із матеріалами повертається до відділу по роботі зі зверненнями громадян та надання інформації для відповідного зберігання.

Термін розгляду звернень, які не потребують додаткового вивчення, становить 15 днів. У разі необхідності додаткового вивчення матеріалів термін розгляду звернення не повинен перевищувати одного місяця. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова суду або керівник апарату суду встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

Після підготовки проекту листа-відповіді відповідальним виконавцем цей лист разом зі зверненням передається на підпис голові суду або керівникові апарату суду.

4.2. Порядок розгляду запитів і звернень народних депутатів України

Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та народному депутатові, який його вніс, не пізніше ніж у 10-денний термін та підписується головою суду.

Відповідь на депутатське звернення є обов’язковим для розгляду протягом не більше 10 днів з моменту одержання і підписується головою суду.

У разі неможливості розгляду депутатського запиту чи депутатського звернення у визначений строк народного депутата, групу народних депутатів чи комітет Верховної Ради України повинно бути повідомлено про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського запиту та депутатського звернення, з урахуванням продовження розгляду, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

4.3. Порядок розгляду адвокатських запитів

Чинне законодавство України визначає, що орган державної влади зобов’язаний не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту надати адвокату відповідну інформацію, копії документів, крім інформації з обмеженим доступом і копій документів, які містять інформацію з обмеженим доступом.

У разі якщо адвокатський запит стосується надання значного обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду адвокатського запиту може бути продовжено до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням причин такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання адвокатського запиту.

До адвокатського запиту додаються посвідчені адвокатом копії свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю, ордера або доручення органу (установи), уповноваженого законом на надання безоплатної правової допомоги.

Адвокатський запит не може стосуватися надання консультацій і роз’яснень положень законодавства.

4.4. Порядок розгляду листів

Відповідно до статті 12 Кодексу адміністративного судочинства України особи, які беруть участь у справі, а також особи, які не брали участі у справі, якщо суд вирішив питання про їхні права, свободи, інтереси чи обов'язки, не можуть бути обмежені у праві на отримання в адміністративному суді як усної, так і письмової інформації щодо результатів розгляду справи.

Листи фізичних та юридичних осіб, які беруть участь у справі, не підлягають розгляду та не потребують відповіді, якщо в них не зазначено місце проживання чи місцезнаходження (для юридичних осіб) або вони не підписані автором (авторами), а також якщо неможливо встановити їх автора, або такі, що містять вислови, що свідчать про неповагу до суду.

Після підготовки проекту відповіді відповідальний виконавець передає лист на підпис голові суду або керівникові апарату суду.

Запити та звернення депутатів місцевих рад, які надійшли до Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду, розглядаються в порядку Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».

Запити, що надійшли від Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Урядового уповноваженого Європейського суду з прав людини, народних депутатів України, Вищої ради правосуддя, комітетів і комісій Верховної Ради України, Представника Урядового уповноваженого Європейського суду з прав людини, Центральної виборчої комісії України, Голови Верховної Ради України, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, інших вищих державних органів та стосуються надання інформації у справах, які перебувають у провадженні суду, передаються на резолюцію керівництву суду.

З огляду на стислий термін опрацювання таких документів інформація, погоджена із суддею-доповідачем у запитуваній справі, надається його помічником у п’ятиденний строк, а у випадках, коли строк визначений заявником запиту, інформація надається у строк, встановлений резолюцією керівництва суду.

На резолюцію та підпис керівництву суду передаються звернення щодо організаційного забезпечення роботи суду, скарги на дії працівників апарату Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, то перший із них є відповідальним за виконання документа (підготовку проекту відповіді) і йому в установленому порядку передається документ. Працівник відділу документального забезпечення оперативно передає копію документа решті вказаних у резолюції осіб під підпис з одночасним повідомленням строку опрацювання документа.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати у встановлений термін усі необхідні матеріали.

Звернення, для надання відповіді на які необхідна інформація щодо розгляду справ, згідно з резолюцією керівництва суду опрацьовуються з урахуванням відомостей, наданих працівниками апарату.

Звернення, адвокатські запити та листи вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуто по суті, ужито необхідних заходів, надано відповідь заявникам у письмовій (електронній) формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявниками.

За підсумками вирішення звернень може бути прийнято одне з таких рішень:

задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким прийнято не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону;

частково задоволено – звернення, в якому міститься дві чи більше вимог і за результатами перевірки якого не всі з них визнані обґрунтованими;

повторно задоволено – звернення, за яким раніше приймалося рішення про відмову в задоволенні. При цьому первинне рішення за цим зверненням повинно скасовуватися;

відхилено – вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими;

роз’яснено – за зверненням, у якому не містилося прохань про задоволення будь-яких вимог або клопотань, надано роз’яснення з питань правового характеру.

Під час розгляду звернень повинно бути забезпечено нерозголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди та задоволено прохання щодо нерозголошення анкетних даних і домашньої адреси.

Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій або електронній формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

Відповідь за результатами розгляду колективного звернення (якщо звертаються двоє і більше громадян) надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана. У тексті відповіді потрібно вказувати загальну кількість громадян, що звернулися.

Розгляд звернень юридичних осіб, громадських організацій, благодійних фондів тощо здійснюється в аналогічному порядку.

5. Контроль за розглядом звернень громадян

5.1. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян здійснюється головою суду та керівником апарату.

5.2. Звернення громадян, що надійшли до суду з державних, правоохоронних органів і стосуються порушень діючого законодавства в діяльності керівництва адміністративних судів, та звернення, які містять інформацію про можливість виникнення надзвичайних ситуацій чи важких наслідків, терміново передаються голові Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду для накладення резолюції з визначенням відповідального виконавця.

5.3. Для запобігання несвоєчасному виконанню доручень, а також усунення причин, що затримують виконання доручень за найбільш резонансними зверненнями, посадові особи, які наділені функцією контролю, зобов’язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати відповідним керівникам про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також, у разі потреби, витребовувати від відповідних посадових осіб інформацію з цих питань.

5.4. Доручення з резолюцією «Терміново» виконуються протягом п’яти робочих днів, якщо іншого терміну не встановлено резолюцією керівництва суду.

5.5. Посадова особа Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду в межах своїх повноважень зобов’язана:

об’єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення;

невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які спричинили порушення;

забезпечувати поновлення порушених прав, невідкладне виконання рішень прийнятих, під час розгляду звернень;

письмово повідомляти заявника про результати перевірки звернень і суть прийнятого рішення;

уживати заходів до усунення причин, що породжують звернення громадян, систематично аналізувати хід цієї роботи.

6. Узагальнення, аналіз письмових та усних звернень громадян

і юридичних осіб

6.1. Письмові (електронні) та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, підлягають систематичному, але не рідше одного разу на півріччя, узагальненню та аналізу з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян. Особливу увагу слід звертати на усунення причин, які є підставою для надходження звернень громадян, а також змушують громадян звертатися до вищих і центральних органів державної влади, засобів масової інформації з питань, які можуть і повинні вирішуватись адміністративними судами.

Таке узагальнення відповідальний працівник апарату суду здійснює двічі на рік: за перше та друге півріччя – шляхом складання аналітичної довідки.

7. Особистий прийом громадян керівництвом суду

7.1. Особистий прийом громадян у Дніпропетровському апеляційному адміністративному суду здійснюється за адресою: проспект Слобожанський, 29,                 м. Дніпро.

Графік прийому громадян розміщюється в приміщенні суду (кімната 504) на інформаційному стенді та на офіційній сторінці суду веб-порталу «Судова влада України».

Особистий прийом громадян здійснюється в установлені дні та години в зручний для громадян час та відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку для працівників Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду.

7.2. Для забезпечення умов реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів прийом громадян здійснюється головою суду, його заступниками та керівником апарату.

Особистий прийом громадян керівництвом суду здійснюється з питань організаційної діяльності Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду. Питання, що вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством, на особистому прийомі громадян не розглядаються.

7.3 Під час здійснення особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їхні представники, повноваження яких оформлено в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

Особистий прийом іноземців та осіб без громадянства здійснюється на загальних підставах, у разі потреби – за участю перекладача.

Особи, визнані в установленому порядку судом недієздатними, на прийом без участі їхніх законних представників не допускаються.

7.4. Письмові звернення, які подаються на особистому прийомі, реєструються відповідно до цього Положення.

7.5. Особистий прийом громадян керівництвом  Дніпропетровського апеляційного адміністративного суду здійснюється за записом, який проводиться секретарем приймальні.

Під час запису громадянина на особистий прийом з’ясовується його прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, місце роботи, зміст порушеного ним питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення.

7.5. Громадянин має право звернутися до посадової особи як у письмовій, так і в усній формі.

7.6. Громадяни інформують про наявність раніше поданих звернень з питання, що порушується заявником. Якщо такі мали місце, надають інформацію (повідомлення) про наслідки їх розгляду.

7.7. Особистий прийом громадян здійснюється в порядку черговості.

Прийом осіб, яким присвоєно звання Герой Радянського Союзу, Герой України, Герой Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня», здійснюється першочергово.

7.8. Не допускається з’ясування відомостей про громадянина, що мають суто особистий характер і не стосуються його звернення.

7.9. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то такі звернення реєструються, розглядаються, формуються у справи в тому ж порядку, що й звернення, які надійшли поштою. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово у терміни, встановлені законодавством.

7.10. Дані про особу, яка звернулася на особистому прийомі, короткий зміст питань, з якими вона звернулася, а також про взяття на контроль і результати розгляду звернень, що надійшли під час особистого прийому, фіксуються в журналі обліку особистого прийому громадян.

7.11. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалося, здійснюється в разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішено по суті.

Керівник апарату Дніпропетровського

апеляційного адміністративного суду                                                                 О.М. Маштак